최첨단 AI로 연구하며 영수증에 '풀칠'하는 현실

최근 한 과학기술 보도 매체에서 공공 AX(AI Transformaion, AI 전환)의 현주소에 대한 기사를 접하게 됐습니다. 정부와 공공기관, 출연연마다 AI 기반의 업무 혁신을 외치고 있지만 정작 연구 현장과 회계 부서의 현실은 여전히 수십 년 전 방식에 멈춰 있다는 내용입니다. 모니터 화면에는 거대 딥러닝 모델과 첨단 분석 데이터가 돌아가고 있지만, 책상 위에는 풀과 가위, 영수증 더미가 수북이 쌓여 있는 이미지가 그려졌습니다. 
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기사에서는 국내 연구 현장의 91%가 논문 검색, 코드 작성, 데이터 분석 등 대부분의 주요 업무에 AI를 비롯한 최신 도구를 사용하지만, 비용 처리에 있어서는 여전히 복잡한 서류 대조 업무에 시달리고 있다고 말합니다. 국내 연구자들에 대한 국감과 감사 대비를 위한 엄격한 규정으로 결제, 증빙, 보안 3가지 측면에서의 책임과 부담이 크기 때문이죠. 
 

"출장 신청서에 적었던 일정·장소와 KTX 승차권, 숙박비 결제 내역이 맞나?"

"이 과제는 야간 식대 기준이 2만 원인데, 왜 2만 3천 원짜리 영수증이 첨부됐지?"

 

이런 고민과 대조 작업은 비단 회계·정산 부서 담당자만의 몫이 아닙니다.

연구와 본업에 몰두해야 할 연구원(기안자)도 나름의 부담이 있습니다. 품의서를 올릴 때마다 "혹시 규정에 어긋나서 반려되면 어쩌지?", "내가 일자나 금액을 잘못 적은 건 없나?" 노심초사하며 두꺼운 규정집을 뒤적여야 합니다. 결국 기안자는 품의 하나 올리는 데 지침을 확인하고 영수증을 맞추느라 진이 빠지고, 검토자는 그렇게 올라온 수십 장의 서류를 눈으로 다시 일일이 대조하느라 야근을 반복하는 '이중의 비효율'이 발생하는 거죠.

업무 부담을 줄여보려고 시중의 OCR 솔루션이나 자동화 프로그램을 검토해 보지만, 현업 실무진의 반응은 늘 회의적입니다.
"우리 기관은 연구 과제마다 정산 지침이 다르고 영수증 서식도 제각각이라, 사람의 눈으로 직접 챙길 수밖에 없다"는 이유 때문입니다.

공공 AX의 거센 물결 속에서 왜 유독 전자증빙은 자동화의 사각지대에 멈춰 있었을까요? AI 전자증빙 솔루션 StreamDocs AI가 제시하는 해결책을 정리해 보겠습니다. 
 

1. [규정 및 기준] 과제마다 제각각인 규정, AI가 맞춤 판단할 수 있을까?

공공기관과 연구소의 정산 자동화가 매번 좌초되었던 근본 원인 중 하나는 ‘통일된 표준 규정’이 없다는 점입니다. 기관마다 여비 지급 기준이나 회의비 한도가 다르고, 같은 조직 안에서도 국가 R&D 과제냐 일반 예산이냐에 따라 정산 지침이 갈립니다. 연구 협약이 바뀔 때마다 세부 규칙이 수시로 갱신되기도 합니다.

StreamDocs AI는 이렇게 해결합니다. 

• 프로젝트별 규정 선제 등록: 획일적인 룰을 강요하지 않고, 기관별·과제별로 상이하고 자주 변경되는 정산 지침을 시스템에 직접 사전 세팅할 수 있습니다.
• 실시간 위반 검증: 기안자가 올리거나, 올릴 예정인 데이터와 첨부 서류를 AI가 검토해 등록한 규정에 위반되는 사항을 검증합니다. 

     👉🏻 반려와 검토 스트레스 해소: 기안자는 규정 위반으로 인한 잦은 반려를 겪지 않아도 되고, 담당자는 두꺼운 규정집을 일일이 찾지 않고도 AI가 요약 및 검증한 사항을 확인하면 됩니다.

 

2. [영수증 다양성] 수많은 증빙 서식, AI가 인식할 수 있을까?

전자증빙 서류는 카드 매출전표, 전자세금계산서, 온라인 결제 내역 등 발행처와 플랫폼마다 서식과 레이아웃이 완전히 다릅니다.
고정된 위치만 읽어내는 기존 템플릿 기반 OCR은 양식이 조금만 바뀌어도 인식에 실패해 증빙 실무 적용에 한계가 있습니다.
 

StreamDocs AI는 이렇게 해결합니다. 

• SLM + VLM 하이브리드 엔진: 텍스트 데이터는 소형언어모델(SLM)이 정밀하게 처리하고, 서식과 배치가 상이한 비정형 영수증은 시각언어모델(VLM)이 시각 구조와 문맥을 함께 이해하여 일자, 상호, 품목, 결제 금액을 정확히 추출합니다.
• 전자증빙 서류 집중 학습: 범용 AI 엔진을 그대로 적용한 것이 아니라, 실제 전자증빙에서 쓰이는 방대한 형태의 결제 내역과 영수증 서식 데이터를 집중 학습시켜 다양한 서식에도 흔들림 없는 높은 인식 정확도를 구현했습니다.

     👉🏻 서식 변경에 대한 유연한 대응: 비표준 서식이나 생소한 양식의 영수증이 들어오더라도 핵심 데이터를 일관되게 추출하고, 검증할 수 있습니다.

3. [핵심 AI 기능] 실무를 자동화하는 핵심 AI 기능에는 무엇이 있을까?

StreamDocs AI는 전자증빙 과정에 첨부된 기안문 및 증빙 서류를 다운로드 없이 바로 열람하도록 지원하며, 기안부터 최종 검토까지 업무 전반을 완결하는 4가지 특화 AI 기능을 제공합니다.

• AI 자동 요약: 문서를 여는 즉시 발의 사유, 일시, 총금액 등 전체 맥락을 자연어로 요약해 보여줍니다.
• Key-Value 매칭: 시스템 DB 상에 등록된 정보와 문서에 기재된 실제 값을 자동으로 비교해 정합성을 검증합니다.
• 금액·증빙 매칭: 품의서의 청구 내용과 실제로 결제된 증빙 서류의 비용, 장소, 날짜 등 일치 여부를 판단해 표시합니다.  
• 대화형 AI 질의응답: AI Assistant를 통해 자연어로 질의응답이 가능합니다.

     👉🏻 리뷰 시간 50% 단축, 오류의 획기적 감소: 기안자의 입력 및 검토 공수를 줄이고 정산 담당자의 단순 반복 대조를 자동화하여 전체 지출결의 검토 시간을 절반으로 줄입니다.

4. [보안 이슈] 외부 API 호출, 공공기관 내부망에서 가능할까?

공공기관과 연구소의 지출결의 내역에는 민감한 연구비 집행 데이터, 개인정보, 금융 정보가 담겨 있어 외부 클라우드 전송이 엄격히 금지되기 마련입니다.
아무리 뛰어난 AI라도 보안 가이드라인을 통과하지 못하면 도입될 수 없습니다.
 

StreamDocs AI는 이렇게 해결합니다. 

• 100% 온프레미스(내부망) 완결형 구축: VLM, SLM,  Vector DB 등 모든 AI 모델과 인프라가 기관 내부 서버에 단독 설치되어 외부 네트워크 연결 없이 독립 구동됩니다.
• 외부 데이터 전송 0건 & 망분리 완벽 대응: 외부 클라우드 API를 전혀 호출하지 않아 외부 데이터 전송이 0건이며, 국가정보원 보안 가이드라인과 개인정보보호법 기준을 준수합니다.

     👉🏻 보안 이슈 및 컴플라이언스 충족: 인터넷이 차단된 폐쇄망 환경에서도 데이터 유출 우려 없이 안전하게 최신 AI 전자증빙 인프라를 운영할 수 있습니다.


 

지출결의 수작업 검증의 마침표, 진정한 공공 AX를 완성합니다.

최첨단 기술을 연구하면서도 정산 검증만큼은 과거의 수작업 대조에 묶여 있던 현실, 이제 변화가 필요합니다.
StreamDocs AI는 외부 데이터 유출이 원천 차단된 100% 온프레미스 환경에서, 기관 고유의 복잡한 정산 지침과 비정형 영수증을 스스로 판독해 결재 오류를 사전에 예방합니다.

기안자에게는 번거로운 수기 입력과 잦은 반려 없는 편리함을, 

검토자에게는 리뷰 시간 50% 단축과 감사 지적 리스크 없는 안심을 제공합니다

공공·연구기관 전자증빙 인프라의 표준, StreamDocs AI로 업무 프로세스의 확실한 혁신을 경험해 보세요.

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